Hướng dẫn dùng Codex + Obsidian để quản lý công việc bán hàng

Dành cho chị em bán hàng trên Facebook — không cần biết code, không cần giỏi máy tính

1. Mở đầu: Vì sao chị nên đọc bài này?

Chị bán hàng online chắc chắn đang gặp những chuyện này:

• Khách đặt hàng inbox tới tấp, ghi chú lung tung mỗi nơi một kiểu
• Có người nợ 200k, có người nợ 1 triệu — không nhớ ai đã chuyển khoản, ai chưa
• Muốn viết bài quảng cáo mà ngồi cả tiếng chưa xong cái caption
• Việc cần làm trong ngày thì ghi giấy nhớ, dán đầy bàn, vẫn quên

Bài này hướng dẫn chị dùng 2 công cụ miễn phí để giải quyết hết:

• Obsidian: cuốn sổ tay điện tử để lưu mọi thứ (bài viết, ghi chú, danh sách khách hàng, công nợ)
• Codex: một “trợ lý ảo” thông minh, chị nói chuyện bằng tiếng Việt, nó tự làm hết cho chị — viết bài, tính toán, sắp xếp, nhắc việc

Quan trọng: Chị KHÔNG cần học code, không cần biết tiếng Anh. Chị chỉ cần biết gõ tiếng Việt là dùng được.

2. Hai công cụ này là gì? (giải thích kiểu dễ nhất)

Obsidian — Cuốn sổ tay điện tử

Hãy tưởng tượng Obsidian giống như một quyển sổ tay khổng lồ trong máy tính:

• Mỗi “trang sổ” là một file ghi chú riêng
• Chị có thể tạo nhiều quyển sổ (gọi là Vault — đọc là “vốt”): một quyển cho khách hàng, một quyển cho bài viết, một quyển cho công nợ…
• Tất cả lưu trong máy của chị, không sợ mất, không ai xem được
• Miễn phí 100%

Tải về tại: obsidian.md

Codex — Trợ lý ảo biết làm việc

Codex là một AI giống như ChatGPT, nhưng khác ở chỗ: nó nhìn thấy thư mục Obsidian của chị và tự sửa, tự viết file giúp chị.

Chị nói: “Viết cho chị bài bán son lì giá 250k, đối tượng dân văn phòng” → Codex tự tạo file bài viết trong Obsidian luôn.

Chị nói: “Mở file công nợ ra, thêm khách Hương 350k chưa trả” → Codex tự mở, tự thêm.

3. Cài đặt — làm 1 lần duy nhất

Phần này hơi kỹ thuật một chút. Nếu chị thấy khó, nhờ con/cháu/em trai làm hộ trong 15 phút, sau đó chị dùng cả đời.

Bước 1: Tải và cài Obsidian từ obsidian.md

Bước 2: Tạo một Vault mới, đặt tên ví dụ ShopChiHuong, lưu vào ổ D hoặc Documents

Bước 3: Cài Codex (có thể nhờ người biết kỹ thuật giúp — chỉ làm 1 lần)

Bước 4: Mở Codex, trỏ nó vào thư mục Vault của Obsidian. Xong.

Từ đây trở đi, chị chỉ cần:

• Mở Obsidian để xem, đọc, sửa tay
• Mở Codex để nói chuyện, nhờ làm việc

4. Cách tổ chức thư mục — gọn gàng ngay từ đầu

Trong Vault Obsidian, chị tạo các thư mục như sau:

ShopChiHuong/
├── 01-BaiViet/          ← bài đăng Facebook, caption
├── 02-KhachHang/        ← thông tin khách quen
├── 03-CongViec/         ← việc cần làm hôm nay, tuần này
├── 04-CongNo/           ← file CSV ai nợ bao nhiêu
├── 05-SanPham/          ← mô tả sản phẩm, giá
└── 06-LuuTru/           ← bài cũ, việc đã xong

Không cần nhớ — bảo Codex tạo hộ:

“Tạo cho chị 6 thư mục như trên trong Vault này”

Codex tự làm.

5. Cách “nói chuyện” với Codex — quy tắc vàng

Chị nói với Codex giống như nói với một đứa em phụ việc thông minh nhưng cần chỉ rõ:

Mẹo nhớ: mỗi yêu cầu chị nên có 3 thông tin:

1. Làm gì (viết / thêm / sửa / xóa / liệt kê)
2. Ở đâu (tên file, tên thư mục)
3. Chi tiết (sản phẩm gì, giá bao nhiêu, ai, khi nào)

6. Công việc 1: Viết bài Facebook bằng Codex

Ví dụ 1 — Caption bán sản phẩm mới

Chị nói với Codex:

“Viết 1 bài đăng Facebook bán váy hoa nhí mùa hè, giá 350k, có 3 màu hồng/xanh/vàng, size S-M-L. Đối tượng nữ 20-30 tuổi đi làm văn phòng. Giọng văn nhẹ nhàng, có 3-4 emoji, kết bài kêu gọi inbox chốt đơn. Lưu vào 01-BaiViet/vay-hoa-nhi.md”

Codex sẽ tạo file vay-hoa-nhi.md trong thư mục bài viết, nội dung kiểu:

🌸 VÁY HOA NHÍ MÙA HÈ — DỊU DÀNG NHƯ NẮNG SỚM 🌸

Các nàng ơi, hè này không thể thiếu một em váy hoa nhí xinh xỉu đâu nhé!

✨ Chất voan mềm, thoáng mát, đi làm hay đi chơi đều hợp
✨ 3 màu cực iu: hồng pastel, xanh mint, vàng kem
✨ Size S, M, L — vừa người từ 45-58kg

💰 Giá: 350k / em
📩 Inbox shop để được tư vấn size nhé các nàng!

Chị mở Obsidian xem, ưng thì copy đăng Facebook. Không ưng thì nói tiếp:

“Sửa lại bài đó, ngắn hơn, bỏ phần size, thêm câu khuyến mãi free ship đơn từ 500k”

Ví dụ 2 — Loạt bài cho cả tuần

“Tạo cho chị 7 bài đăng Facebook khác nhau cho 1 tuần, mỗi ngày 1 chủ đề: thứ 2 giới thiệu shop, thứ 3 review khách, thứ 4 sản phẩm mới, thứ 5 mẹo phối đồ, thứ 6 ưu đãi cuối tuần, thứ 7 khoe đơn hàng, chủ nhật cảm ơn khách. Mỗi bài lưu thành 1 file riêng trong 01-BaiViet/tuan-20-05-2026/”

Codex tạo 7 file, chị có nội dung cho cả tuần trong 1 phút.

Ví dụ 3 — Trả lời tin nhắn khách

“Viết cho chị 5 mẫu trả lời inbox khi khách hỏi giá, hỏi size, hỏi ship, hỏi chất liệu, hỏi đổi trả. Mỗi mẫu ngắn gọn, thân thiện, có 1-2 emoji. Lưu vào 01-BaiViet/mau-tra-loi-khach.md”

7. Công việc 2: Quản lý To-do List (việc cần làm)

Ví dụ 1 — Liệt kê việc trong ngày

“Tạo file 03-CongViec/2026-05-19.md ghi các việc hôm nay: 1. Đăng bài váy mới lúc 9h sáng, 2. Gọi shipper lấy 8 đơn, 3. Chốt đơn chị Mai 2 cái áo, 4. Trả lời tin nhắn tồn đọng, 5. Cập nhật công nợ. Mỗi việc có ô tick”

Codex tạo file kiểu:

# Việc cần làm — 19/05/2026

- [ ] 09:00 — Đăng bài váy hoa mới
- [ ] 10:00 — Gọi shipper lấy 8 đơn
- [ ] 14:00 — Chốt đơn chị Mai (2 áo)
- [ ] 15:00 — Trả lời tin nhắn tồn
- [ ] 17:00 — Cập nhật công nợ

Trong Obsidian, chị click vào ô vuông là tick xong việc — không cần gõ gì.

Ví dụ 2 — Tổng kết tuần

“Đọc tất cả file trong 03-CongViec/ của tuần này, tổng kết giúp chị: bao nhiêu việc đã làm, bao nhiêu chưa xong, việc nào hay bị bỏ. Ghi vào 03-CongViec/tong-ket-tuan.md”

Ví dụ 3 — Nhắc việc định kỳ

“Tạo file 03-CongViec/viec-dinh-ky.md liệt kê các việc lặp lại: hàng ngày đăng 1 bài, thứ 2 tổng kết tuần trước, ngày 1 đầu tháng đóng sổ công nợ, ngày 15 chốt lương, cuối tháng kiểm kho”

8. Công việc 3: Quản lý công nợ bằng file CSV

CSV là gì? Đơn giản là một bảng tính kiểu Excel nhưng nhẹ hơn, mở được trong Obsidian luôn. Chị không cần biết Excel.

Bước 1 — Tạo file công nợ ban đầu

“Tạo file 04-CongNo/cong-no.csv với các cột: STT, Tên khách, Số điện thoại, Số tiền nợ, Ngày mua, Sản phẩm, Trạng thái (chưa trả/đã trả), Ghi chú”

Codex tạo file rỗng có sẵn cột. Chị mở Obsidian xem.

Bước 2 — Thêm khách nợ

Mỗi khi có khách nợ, chị nói:

“Thêm vào 04-CongNo/cong-no.csv: chị Lan Anh, sđt 0912345678, nợ 480.000, mua ngày 19/05/2026, mua 1 váy hoa và 1 áo sơ mi, chưa trả, ghi chú là khách quen hẹn cuối tháng”

Bước 3 — Khi khách trả tiền

“Trong 04-CongNo/cong-no.csv, tìm chị Lan Anh sđt 0912345678, đổi trạng thái thành ‘đã trả’, ghi chú thêm ‘thanh toán 19/05/2026 qua chuyển khoản‘“

Bước 4 — Báo cáo công nợ

“Đọc 04-CongNo/cong-no.csv, cho chị biết: tổng tiền chưa thu là bao nhiêu, ai nợ nhiều nhất, ai nợ quá 30 ngày. Ghi báo cáo vào 04-CongNo/bao-cao-19-05-2026.md”

Bước 5 — Lọc khách cần đòi nợ

“Liệt kê tất cả khách trong 04-CongNo/cong-no.csv chưa trả, nợ trên 200k, mua trước ngày 01/05/2026. Tạo file 04-CongNo/can-doi-no.md kèm số điện thoại để chị gọi”

Mẹo nhỏ về file CSV

• Mở trong Obsidian: cài plugin “Advanced Tables” hoặc “CSV Editor” (vào Settings → Community plugins)
• Hoặc mở bằng Excel/Google Sheets nếu muốn nhìn quen mắt — file CSV mở được bằng cả 3 cái
• Sao lưu định kỳ: bảo Codex “copy file công nợ sang thư mục 06-LuuTru/ đặt tên có ngày tháng”

9. Công việc 4: Quản lý sản phẩm và khách hàng

Tạo danh mục sản phẩm

“Tạo file 05-SanPham/danh-muc.csv với cột: Mã, Tên sản phẩm, Giá nhập, Giá bán, Tồn kho, Mô tả ngắn. Điền trước 3 dòng mẫu: SP001 váy hoa nhí 180k 350k 15 cái, SP002 áo sơ mi trắng 120k 250k 20 cái, SP003 son lì ruby 80k 250k 30 cây”

Hồ sơ khách quen

“Tạo file 02-KhachHang/chi-mai-0987654321.md ghi: tên Chị Mai, sđt 0987654321, địa chỉ Hà Đông Hà Nội, sở thích váy hoa và son đỏ, đã mua 5 lần, tổng chi 2.300.000, ghi chú là khách dễ tính trả tiền nhanh”

Mỗi khách 1 file riêng → sau này tìm tên là ra ngay.

10. Một ngày làm việc mẫu của chị

7h00 sáng — Mở Obsidian, mở Codex, nói:

“Tạo việc hôm nay 19/05, lấy việc định kỳ trong 03-CongViec/viec-dinh-ky.md cộng thêm: đăng bài váy mới, chốt đơn 3 khách inbox tối qua”

9h00 — Cần caption đăng bài:

“Viết bài đăng váy hoa nhí mới về, giọng vui tươi, có emoji”

12h00 — Khách nợ mới:

“Thêm vào công nợ: chị Hà 0911xxx nợ 350k mua váy ngày hôm nay”

17h00 — Tổng kết:

“Đọc việc hôm nay xem còn việc nào chưa tick, đọc công nợ xem có ai cần đòi gấp, viết tóm tắt vào 03-CongViec/tong-ket-19-05.md”

Tối — Lên kế hoạch mai:

“Tạo việc cho ngày mai 20/05, copy từ việc định kỳ”

11. Bộ “câu thần chú” chị nên lưu lại

Lưu các câu này vào file 00-Promt-Mau.md trong Vault, mỗi lần cần thì copy-paste, thay thông tin:

[VIẾT BÀI]
Viết 1 bài đăng Facebook bán [sản phẩm], giá [giá], 
đối tượng [ai], giọng văn [vui/trang trọng/thân mật], 
có emoji, độ dài [ngắn/vừa/dài], lưu vào 01-BaiViet/[tên-file].md

[THÊM CÔNG NỢ]
Thêm vào 04-CongNo/cong-no.csv: tên [tên], sđt [số], 
nợ [số tiền], ngày [ngày], mua [gì], chưa trả, ghi chú [gì]

[GHI NHẬN TRẢ NỢ]
Trong 04-CongNo/cong-no.csv tìm [tên hoặc sđt], 
đổi trạng thái sang đã trả, ghi chú thanh toán ngày [ngày] qua [hình thức]

[VIỆC TRONG NGÀY]
Tạo 03-CongViec/[ngày].md liệt kê các việc: 
[việc 1], [việc 2], [việc 3]... mỗi việc 1 ô tick

[BÁO CÁO CÔNG NỢ]
Đọc 04-CongNo/cong-no.csv, cho chị tổng nợ chưa thu, 
top 5 người nợ nhiều nhất, danh sách nợ quá 30 ngày, 
lưu báo cáo vào 04-CongNo/bao-cao-[ngày].md

[TÌM KHÁCH]
Tìm trong 02-KhachHang/ khách tên [tên] hoặc sđt [số], 
cho chị xem thông tin

12. Những lỗi chị mới bắt đầu hay mắc

13. Lời kết

Chỉ cần 2 tuần đầu chị tập làm theo các ví dụ ở trên, sau đó sẽ thành phản xạ. Lúc đó:

• Bài viết Facebook ra đều mỗi ngày, không bí ý tưởng
• Công nợ rõ ràng, không sót tiền của ai
• Việc trong ngày không quên việc nào quan trọng
• Có thời gian rảnh để… đi cà phê với bạn bè!

Nhớ nguyên tắc duy nhất: nói chuyện với Codex như nói với một đứa em — rõ ràng, cụ thể, từng việc một. Còn lại nó lo hết.

Chúc chị bán hàng đắt như tôm tươi! 🎉

Bài hướng dẫn này có thể copy nguyên văn vào Obsidian để đọc lại bất cứ lúc nào. Cứ mở file 00-Huong-Dan.md ra xem là được.